1. Qui est responsable ?
Apolia est un produit de Fintrate LTD, société privée immatriculée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 15421359, dont le siège social est situé au 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, Royaume-Uni.
Pour les données du site, de création de compte, de facturation, de sécurité et de relation commerciale, Fintrate LTD agit en qualité de responsable du traitement. Pour les données patients importées ou créées par un cabinet, le cabinet détermine les finalités du suivi et Fintrate LTD agit généralement comme sous-traitant, selon le contrat conclu avec ce cabinet.
2. Données que nous traitons
Les catégories dépendent de votre utilisation d’Apolia.
- Informations de compte et de cabinet : nom, coordonnées professionnelles, spécialité, organisation, pays, langue et préférences.
- Données d’abonnement et de facturation : offre choisie, statut du paiement, factures et identifiants de transaction. Les données complètes de carte sont saisies auprès du prestataire de paiement et ne sont pas conservées par Apolia.
- Données d’accès, d’appareil et de sécurité : connexions, appareils associés, nom donné à l’appareil, statut d’association, jetons d’accès, version de l’application, journaux techniques, consentements et actions d’administration.
- Données de cabinet confiées au service : dossiers patients, rendez-vous, notes, enregistrements audio, résumés, actions, documents et informations de suivi.
- Interactions avec les fonctions assistées : questions adressées au chat, contexte patient ou séance autorisé, réponses produites et état du traitement des enregistrements.
- Données communiquées dans un formulaire, un échange d’assistance ou une demande commerciale.
3. Finalités et bases juridiques
- Fournir le site, les applications, l’association des appareils, les comptes professionnels et les fonctions choisies : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.
- Enregistrer et transmettre un audio à la demande, préparer sa transcription, un résumé et des propositions d’actions, puis les rattacher au dossier sélectionné : exécution du service sous les instructions du cabinet.
- Traiter les paiements, tenir les documents comptables et répondre aux obligations légales : contrat et obligations légales.
- Sécuriser les accès, prévenir la fraude, assurer la disponibilité, diagnostiquer les incidents et améliorer la fiabilité : intérêts légitimes de Fintrate LTD et de ses clients.
- Répondre aux demandes et accompagner les utilisateurs : contrat ou intérêts légitimes, selon la demande.
- Envoyer des communications facultatives sur le produit : consentement lorsqu’il est requis. Ce consentement peut être retiré à tout moment.
4. Données de santé et responsabilité du cabinet
Apolia est destiné aux professionnels. Le cabinet reste responsable de l’information des patients, de la base juridique et de la condition applicable aux données de santé, des autorisations d’enregistrement et de ses règles de conservation. Il ne doit transmettre au service que les données nécessaires au suivi.
Fintrate LTD traite ces données selon les instructions documentées du cabinet et les paramètres du service. Apolia n’établit pas de diagnostic et ne remplace ni le jugement professionnel ni les obligations réglementaires du praticien.
5. Applications mobiles, autorisations et stockage local
L’application demande l’accès au microphone uniquement lorsqu’un utilisateur lance un enregistrement. Le fichier audio est conservé dans l’espace privé de l’application pendant la préparation de l’envoi. Le praticien choisit le patient, la séance ou le classement avant toute transmission.
Dans Ask Apolia, lorsqu’un praticien utilise une question vocale, l’enregistrement est temporairement conservé dans l’espace privé de l’application puis transmis au service de transcription d’Apolia. Le fichier est supprimé après traitement ; seul le texte transcrit est ensuite envoyé comme question.
La fonction de lecture d’un QR code utilise la caméra uniquement pour associer l’appareil au compte professionnel. Apolia ne conserve pas de photographie issue de cette lecture. La vérification biométrique est effectuée par le système de l’appareil : Apolia ne reçoit et ne conserve aucune empreinte digitale, image faciale ou modèle biométrique.
L’application conserve localement les préférences de langue et de protection, les informations d’association, un brouillon audio et ses notes tant qu’ils sont nécessaires, ainsi qu’un historique limité de l’état des envois. Elle peut afficher les dossiers, séances et conversations autorisés après vérification de l’accès.
6. Destinataires et prestataires
L’accès est limité aux utilisateurs autorisés du cabinet, aux personnes de Fintrate qui en ont besoin pour exploiter ou assister le service, et aux prestataires nécessaires à l’hébergement, la sécurité, la messagerie, le paiement, la transcription, le traitement assisté ou le support technique. Les composants de plateforme utilisés pour la lecture d’un QR code ou la vérification de l’appareil peuvent également relever des conditions de leur fournisseur. Des engagements adaptés de confidentialité et de protection des données sont appliqués.
Nous ne vendons pas les données personnelles et ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée. Nous pouvons les communiquer lorsqu’une loi l’exige, pour protéger la sécurité du service ou dans le cadre encadré d’une opération portant sur l’entreprise.
7. Transferts internationaux
Le service est commercialisé pour les professionnels établis en France. Lorsqu’un prestataire traite des données depuis un pays situé hors de l’Espace économique européen, Fintrate LTD utilise un mécanisme de transfert reconnu et des garanties contractuelles et techniques adaptées. Les données de santé ne doivent être acceptées en production qu’après activation d’une chaîne d’hébergement conforme aux exigences françaises applicables, notamment HDS lorsque requis.
8. Conservation et suppression
Nous conservons les données pendant la durée nécessaire à chaque finalité : pendant la relation contractuelle pour le compte et le service, puis pendant les délais requis pour les obligations comptables, la défense de droits ou la sécurité. Les données de cabinet suivent les instructions et la politique de conservation du client.
Sur l’appareil, un brouillon audio est supprimé après un envoi réussi, lorsque l’utilisateur le supprime, ou lorsque les données de l’application sont effacées. L’historique local limité des envois est remplacé progressivement ou disparaît avec les données de l’application.
Les fichiers audio temporaires reçus par le service sont supprimés après la réussite du traitement ou après l’échec définitif de la tâche. Des journaux et sauvegardes limités peuvent subsister pendant leur cycle opérationnel avant suppression ou remplacement.
9. Sécurité
Apolia met en œuvre des mesures destinées à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données : transmission chiffrée, contrôle des accès, séparation des organisations, protection des champs sensibles, journalisation, authentification renforcée et sauvegardes. Les sauvegardes Android de l’application sont désactivées. Aucun système ne pouvant garantir un risque nul, les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, leurs appareils et leurs codes de récupération.
10. Vos droits et demandes de suppression
Selon la loi applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de vos données, et retirer un consentement sans effet rétroactif. Pour les données contenues dans un dossier patient, contactez d’abord le cabinet qui a créé le dossier ; nous l’assisterons dans le traitement de la demande.
Le titulaire d’un compte peut demander la suppression de son compte et des données associées en écrivant à [email protected]. Nous indiquons alors les éventuelles données qui doivent rester conservées pour une obligation légale, comptable, de sécurité ou de défense de droits. Une vérification d’identité peut être demandée.
En France, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Fintrate LTD relève également de l’Information Commissioner’s Office au Royaume-Uni pour ses propres obligations.
Commission nationale de l’informatique et des libertés Information Commissioner’s Office
11. Utilisateurs professionnels et données de mineurs
Les comptes et applications Apolia sont destinés aux professionnels et ne sont pas conçus pour une utilisation directe par des enfants. Un cabinet peut traiter les données d’un patient mineur lorsqu’il dispose de la base juridique, des informations et des autorisations requises pour son activité.
12. Évolutions de cette politique
Nous révisons cette politique lorsque le service, les prestataires ou les règles applicables évoluent. La date de mise à jour est indiquée en haut de page. Lorsqu’un changement important concerne un compte actif, nous utilisons un moyen approprié pour en informer le titulaire.