1. Objet, nature et durée
Objet : fournir un espace professionnel de suivi, des applications d’enregistrement, la transcription, la préparation de synthèses, l’organisation de documents et les fonctions de continuité choisies par le client.
Nature : collecte sur instruction, transmission, stockage, structuration, recherche, génération assistée, consultation, export, suppression et sécurisation. Le traitement dure pendant le contrat puis pendant le cycle documenté de restitution et de suppression.
2. Finalités documentées
- Associer un enregistrement à la séance et au patient sélectionnés.
- Transcrire un audio et préparer une synthèse ou des propositions de suivi à relire.
- Conserver les informations validées dans le dossier autorisé.
- Permettre au praticien de retrouver, corriger, exporter ou supprimer les éléments utiles.
- Sécuriser le service, tracer les actions sensibles et traiter les incidents.
3. Personnes concernées
- Patients, y compris des mineurs lorsque le professionnel est autorisé à les prendre en charge.
- Professionnels de santé, collaborateurs autorisés et contacts du cabinet.
- Contacts figurant dans un document ou une communication confiée au service.
4. Catégories de données
- Identité, coordonnées, informations administratives et relation avec le cabinet.
- Données de santé, observations de séance, objectifs, notes, documents et éléments de suivi.
- Voix et enregistrements audio, transcriptions, synthèses et contenus générés ou corrigés.
- Rendez-vous, actions, messages et métadonnées liées à l’utilisation.
- Journaux d’accès, identifiants techniques et événements de sécurité.
5. Conservation opérationnelle
Le client définit la conservation du dossier selon ses obligations professionnelles. Les fichiers audio temporaires reçus par le service sont supprimés après réussite du traitement ou après l’échec définitif de la tâche. Les sauvegardes et journaux suivent des cycles limités définis dans l’exploitation.
Le client doit configurer la conservation, supprimer les données devenues inutiles et retirer les brouillons locaux des appareils qui ne doivent plus les conserver.
6. Limites du traitement assisté
Les fonctions d’IA sont exploitées dans la chaîne interne autorisée par Apolia. Les données de patients ne sont pas envoyées à OpenAI et ne sont pas utilisées pour entraîner un modèle général destiné à d’autres clients.
Les sorties restent des brouillons. Elles ne constituent ni un diagnostic, ni une décision clinique, ni un document validé tant que le professionnel ne les a pas relues.